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Los profesionales suelen encontrarse en congresos para analizar diferentes temas, presentar nuevos descubrimientos o debatir sobre diferentes situaciones de su trabajo.
Sea cual fuere el motivo por el cual se convoca, los congresos deben cumplir con ciertas normas de organización para que todo salga perfecto.
Los pasos:
1- Tema y el alcance, es decir, sobre qué se hará el congreso y a quiénes es pertinente invitar como participantes y como expositores. Dependiendo de estos dos puntos, tendremos la duración aproximada del evento (podremos empezar a valorarlo)
2- Los horarios en un congreso son lo más importante para lograr que sea un éxito. Es conveniente organizar un primer esquema con los horarios de acreditaciones, de cada charla y por quién será impartida, los tiempos de los descansos, de entrega de certificados y de cierre, etc. (podremos empezar a focalizarlo)
3- Es conveniente contemplar por lo menos un descanso cada 2 horas y media, en el que se debe permitir a los participantes, o bien salir del lugar para refrescarse y tomar un aperitivo mientras escucha música en directo por un grupo musical selecto e intercambiar impresiones con el público asistente en el salón del congreso (establecer vínculos)
4- La elección del lugar dependerá también de los tres primeros pasos; en la mayoría de las ciudades hay diferentes hoteles o auditorios donde se puede realizar el congreso. Una buena idea es solicitar el salón auditorio de alguna universidad donde se estudie la profesión de los convocados. Si no disponemos de ninguno de estos lugares, se puede alquilar un salón amplio, pero aquí hay que tener en cuenta que se necesitarán butacas o sillas cómodas, un escenario, equipo de sonido, una pantalla con proyector para las presentaciones que se hagan y stand de presidencia (situando el lugar de encuentro)
5- Cuando se sepa el tema del congreso, se deberá invitar a las personalidades más importantes que estén relacionadas con el tema, profesionales directores o presidentes de fundaciones, catedráticos, investigadores, etc. En este punto, hay que pensar si se invitarán personalidades extranjeras, ya que esto implica la necesidad de contar con un servicio de traductores simultáneos si estas personas no conocen el idioma, y habrá que ofrecerles hospedaje, traslado y servicio simultaneo (gestión de servicios)
Esto también da la pauta de que el congreso tiene que organizarse por lo menos con dos o tres meses de anticipación a la fecha del evento (proceso de madurez)
Si el congreso será protagonizado por personalidades muy importantes, se puede realizar un acuerdo formal con alguna fundación o Universidad para que avalen el mismo y se pueda entregar un certificado de asistencia a los participantes, que les otorgará el rango de puntos o créditos (acreditación de asistencia)
Entonces… ¿quiere publicar su congreso en este espacio? Solicite información cumplimentando el siguiente formulario (sin compromiso)